PGµç×Ó

Mae bod yn ymddiriedolwr yn rôl wirfoddol yn gyffredinol. Dyma sy’n gwneud y sector elusennol yn unigryw ac yn hybu ymddiriedaeth a hyder mewn elusennau. O ganlyniad, mae ymateb allanol i dalu ymddiriedolwyr yn aml yn negyddol.

Mae rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu. Os ydych yn dymuno talu ymddiriedolwr am golli enillion, darllenwch y canllawiau hyn i ddeall:

• y rheolau, gan gynnwys cael ±èŵ±ð°ù neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol)
• y risgiau, er enghraifft beirniadaeth gyhoeddus

Rhaid i chi ddilyn y rheolau hyd yn oed os yw’r trefniant o fudd i’r elusen.

Os nad ydych yn dilyn y rheolau, efallai y bydd yn rhaid i’r ymddiriedolwr a dderbyniodd y taliad, neu’r holl ymddiriedolwyr, ad-dalu’r elusen.

Dylech ddeall beth mae’n ei olygu i ‘dalu’ ymddiriedolwr. Mae’n golygu:

• rhoi gwobrau ariannol megis cyflog, ffioedd, a/neu
• rhoi buddion eraill, megis defnydd am ddim o offer neu eiddo neu fynediad am ddim i wasanaethau y mae’n rhaid i bobl dalu amdanynt fel arfer

Mae’r rheolau hefyd yn gymwys os yw’n gwmni sy’n perthyn i’r elusen sy’n talu’r ymddiriedolwr.

Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i chi enwi’r ymddiriedolwr a dalwyd gennych a’r hyn a daloch iddo yng nghyfrifon eich elusen. Mae cyfrifon eich elusen yn dod yn wybodaeth gyhoeddus.

Mae’r canllawiau hyn yn gymwys i bob elusen.

Beth mae’r math hwn o daliad yn ei olygu

O bryd i’w gilydd, gall ymddiriedolwr fod ar ei golled yn ariannol os na all fod yn y gwaith oherwydd bod angen iddo wneud ei rôl ymddiriedolwr.

Gallai hyn effeithio ar ymddiriedolwr sy’n hunangyflogedig neu mewn gwaith cyflogedig.

Mae rhai cyflogwyr yn darparu absenoldeb gwirfoddoli â thâl. Dylai elusennau ofyn i’r ymddiriedolwyr hynny sy’n weithwyr cyflogedig wirio a yw eu cyflogwr yn darparu absenoldeb gwirfoddoli â thâl y medrant ei ddefnyddio.

Dyma rai enghreifftiau.

Mae elusen angen ymddiriedolwr i fynychu cwrs hyfforddi diogelu yn yr elusen. Bydd yr hyfforddiant yn digwydd yn ystod oriau gwaith yr ymddiriedolwr. Nid yw cyflogwr yr ymddiriedolwr yn darparu absenoldeb â thâl ar gyfer gwirfoddoli. Mae hyn yn golygu y bydd yr ymddiriedolwr ar ei golled yn ariannol trwy fynychu’r hyfforddiant.

Mae angen ymddiriedolwr, sydd â sgiliau a gwybodaeth benodol, ar yr elusen yn ystod eu horiau gwaith. Mae’r ymddiriedolwr yn hunangyflogedig. Mae eu hargaeledd i’r elusen yn effeithio ar faint o waith cyflogedig y medrant ei wneud.

Yn y mathau hyn o sefyllfaoedd, gall fod er lles gorau eich elusen i ddigolledu ymddiriedolwr am ei enillion coll os:

• yw’n atal yr ymddiriedolwr rhag camu i lawr, oherwydd ni allant fforddio aros fel ymddiriedolwr a
• yw’n atal eich elusen rhag colli sgiliau a phrofiad yr ymddiriedolwr

Rhaid i chi ddilyn camau 1 a 2 i ddigolledu ymddiriedolwr am enillion coll.

Cam 1: Gwneud y penderfyniad

Rhaid i’r ymddiriedolwyr:

• ystyried bod digolledu ymddiriedolwr am golli enillion, ar y swm y cytunwyd arno er lles gorau’r elusen(#penderfyniad), a
• °ù³ó±ð´Ç±ô¾±â€™r gwrthdaro buddiannau

Cam 2: Meddu ar bŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol)

Rhaid i’r ymddiriedolwyr gael:

• ±èŵ±ð°ù yn nogfen lywodraethol eu helusen sy’n caniatáu’r taliad, neu os nad ydynt
• awdurdod gan y Comisiwn Elusennau

Gwnewch y penderfyniad

Mae’n rhaid i chi, fel ymddiriedolwyr, ystyried bod digolledu ymddiriedolwr er lles gorau eich elusen. Mae hyn yn golygu y gallwch ddangos mai dyma’r opsiwn gorau i’r elusen ar ôl asesu:

• opsiynau eraill ar gyfer talu, a
• manteision a risgiau talu ymddiriedolwr

Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud eich penderfyniad.

Rheolwch y risgiau

Pan fyddwch yn gwneud y penderfyniad, meddyliwch am y risgiau a sut y byddwch yn eu rheoli. Mae’r rhain yn cynnwys:

• gallai ymddiriedolwyr nad ydynt yn gyflogedig neu’n hunangyflogedig ystyried y math hwn o daliad yn annheg
• beirniadaeth o fewn neu’r tu allan i’ch elusen. Gallai hyn ddod yn feirniadaeth gyhoeddus a gallai effeithio ar eich elusen a’i chyllid
• bod yr elusen yn cael ei gweld fel ffordd o gynnig budd i unigolion penodol
• peidio â chydymffurfio â gofynion cyfreithiol gan gynnwys y rheolau ar wrthdaro buddiannau

Mae’r risgiau hyn yn cynyddu os ydych yn talu ymddiriedolwyr yn eich elusen yn rheolaidd.

Os byddwch yn gwneud y math hwn o daliad yn rheolaidd, dylech wirio pam na allwch wneud trefniadau sy’n atal ymddiriedolwyr rhag colli allan yn ariannol. Er enghraifft, newid pryd y byddwch angen cyfranogiad ymddiriedolwyr.

Rhaid i chi reoli’r risgiau. Er enghraifft, drwy:

• edrych ar sut y gallwch leihau’r angen i wneud iawn am golli enillion
• darllen y canllawiau hyn a sicrhau eich bod yn dilyn y rheolau
• cadw cofnod llawn o pam y gwnaethoch eich penderfyniad
• esbonio’ch penderfyniad os caiff ei feirniadu’n gyhoeddus
• dilyn y rheolau ar datgelu taliadau yng nghyfrifon eich elusen
• cael cytundeb ysgrifenedig; mynnwch gyngor cyfreithiol am hyn os oes ei angen arnoch

Rhaid i’r swm fod yn rhesymol

Penderfynwch beth fyddwch chi’n ei dalu. Dylai fod naill ai:

• faint o enillion y mae’r ymddiriedolwr wedi’u colli, neu
• swm rhesymol i gynnwys yr hyn y gofynnwyd i’r ymddiriedolwr ei wneud ar ran yr elusen yn ei amser gwaith

pa un bynnag sydd isaf.

Deallwch sut y byddwch yn penderfynu beth sy’n rhesymol, megis cyfradd resymol fesul awr am fynychu cyfarfod ymddiriedolwyr. Gallwch chi:

• mynnu cyngor gan gorff cynghori’r sector
• edrych ar yr hyn y mae elusennau tebyg yn ei dalu am weithgareddau tebyg

Gwiriwch a all eich elusen fforddio talu.

Rheoli’r gwrthdaro buddiannau

Pan fydd ymddiriedolwyr yn cael eu talu, mae ganddynt wrthdaro buddiannau bob tro y byddwch yn gwneud penderfyniadau am y taliad hwnnw.

Yn y sefyllfa hon, bydd gan y canlynol wrthdaro buddiannau:

• yr ymddiriedolwr yn cael ei ddigolledu
• unrhyw ymddiriedolwr sydd â pherthynas â’r ymddiriedolwr yn cael ei ddigolledu

Gall fod mwy nag un ymddiriedolwr sy’n profi gwrthdaro. Gwnewch yn siŵr eich bod yn eu hadnabod i gyd.

Rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau. Defnyddiwch ein canllawiau i’ch helpu.

Mae’n rhaid i chi ddal i reoli’r gwrthdaro buddiannau hyd yn oed os:

• mae digolledu’r ymddiriedolwr o fudd i’r elusen
• mae gennych bŵer neu awdurdod, fel yr eglurir yn yr adran nesaf

Gwiriwch fod gennych bŵer neu awdurdod

Rhaid bod gennych bŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol) i ddigolledu ymddiriedolwr am enillion coll. Felly, gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen.

Nid yw dogfennau llywodraethu yn tueddu i gynnwys ±èŵ±ð°ù ar gyfer y math hwn o daliad. Fodd bynnag, os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys ±èŵ±ð°ù clir sy’n caniatáu hyn, gallwch ddefnyddio’r ±èŵ±ð°ù hwnnw.

Os yw’r ±èŵ±ð°ù yn nodi unrhyw reolau, rhaid i chi eu dilyn. Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i chi gael caniatâd y Comisiwn Elusennau yn gyntaf. Gelwir hyn yn ‘bŵer amodol’.

Bydd angen i chi gael awdurdod gan y Comisiwn os yw eich dogfen lywodraethol:

• heb ddweud unrhyw beth sy’n amlwg yn caniatáu i ymddiriedolwyr gael iawndal am golli enillion, neu
• yn cynnwys gwaharddiad

Mae ‘gwaharddiad’ yn unrhyw eiriad neu gymal sy’n nodi na all ymddiriedolwyr:

• cael iawndal am enillion a gollwyd, neu
• derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu ‘dâl’) gan yr elusen

Os nad ydych yn siŵr, mynnwch gyngor cyfreithiol.

Gwneud cais am awdurdod y Comisiwn Elusennau

Darllenwch y canllawiau hyn i ddeall beth mae’r Comisiwn yn ei ddisgwyl pan fyddwch yn gwneud penderfyniad am y math hwn o daliad.

Os oes angen awdurdod (neu ganiatâd arnoch i ddefnyddio ±èŵ±ð°ù amodol), bydd angen i chi ddweud wrthym:

• pwy ydych chi eisiau ei dalu a pham
• faint o gyflog y byddant ar ei golled
• beth rydych wedi cytuno i’w dalu a sut y penderfynoch ar y swm hwn
• pam ei fod er lles gorau’r elusen i ddigolledu’r ymddiriedolwr
• pam na ellid osgoi’r sefyllfa a arweiniodd at ddigolledu’r ymddiriedolwr; pa opsiynau eraill a ystyriwyd gennych
• y risgiau a nodwyd gennych a sut y byddwch yn eu rheoli
• os yw ymddiriedolwyr eraill yn eich elusen yn cael eu talu; pam eu bod yn cael eu talu; a faint rydych chi’n ei dalu iddyn nhw. Dywedwch wrthym pa gyfran o’ch ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu ar hyn o bryd
• eich bod wedi gwneud y penderfyniad yn unol â rheolau eich dogfen lywodraethol. Er enghraifft, bod cworwm yn y cyfarfod
• sut y gwnaethoch reoli’r gwrthdaro buddiannau
• a yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys gwaharddiad neu bŵer amodol fel yr eglurir yn y canllawiau hyn

Os oes angen awdurdod arnoch oherwydd na allwch reoli’r gwrthdaro buddiannau, bydd angen i chi:

• darparu’r wybodaeth a restrir uchod ynghylch sut y gwnaethoch y penderfyniad a sut y mae er lles gorau’r elusen
• dweud wrthym os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys ±èŵ±ð°ù i ddigolledu ymddiriedolwr
• dweud wrthym pam na allwch reoli’r gwrthdaro

Gwnewch un cais os oes angen awdurdod arnoch i dalu ac i reoli gwrthdaro buddiannau.

Cofnodwch eich penderfyniadau

Cadwch gofnod llawn o’ch penderfyniadau a’r rhesymau drostynt. Er enghraifft, yng nghofnodion y cyfarfod perthnasol. Gall hyn helpu i ddangos eich bod wedi dilyn y rheolau.

Cadwch gofnod o unrhyw ganiatâd neu awdurdod gan y Comisiwn Elusennau.

Mae eich cytundeb ysgrifenedig yn rhan o gofnodion ariannol eich elusen. Rhaid i chi ei gadw am 6 blynedd.

Datgelwch daliadau ymddiriedolwyr yng nghyfrifon eich elusen

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau

Rhaid i gyfrifon eich elusen gynnwys rhai manylion am daliadau a buddion eraill i ymddiriedolwyr. Gwiriwch y neu mynnwch gyngor proffesiynol.

Mae SORP yn esbonio’r rheolau cyfrifyddu ar gyfer elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau.

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau

Dylech gynnwys manylion y taliadau a wnaethoch i ymddiriedolwyr. Er enghraifft, pwy wnaethoch chi ei dalu, pam y gwnaethoch eu talu, beth wnaethoch chi eu talu, a’r ±èŵ±ð°ù neu’r awdurdod ar gyfer y taliad.

Gwiriwch pa math o gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen ei baratoi.