PGµç×Ó

Talu ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen

Mae bod yn ymddiriedolwr yn rôl wirfoddol yn gyffredinol. Dyma sy’n gwneud y sector elusennol yn unigryw ac yn hybu ymddiriedaeth a hyder mewn elusennau. O ganlyniad, mae ymateb allanol i dalu ymddiriedolwyr yn aml yn negyddol.

Mae pŵer statudol (pŵer cyfreithiol) y gallwch ei ddefnyddio i dalu ymddiriedolwr am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen. Darllenwch y canllaw hwn fel eich bod yn defnyddio’r pŵer hwn yn gywir. Os na ddefnyddiwch y pŵer yn gywir, efallai y bydd taliadau a wnewch yn ‘anawdurdodedig’. O ganlyniad, bydd eich elusen yn wynebu risgiau, ac efallai y bydd yn rhaid i’r rhai a dderbyniodd y taliad, neu’r holl ymddiriedolwyr, ad-dalu’r elusen.

Deall beth mae ‘talu’ ymddiriedolwr yn ei olygu. Mae’n golygu:

• rhoi gwobrau ariannol fel arian neu ffioedd a/neu
• rhoi buddion eraill, megis defnydd am ddim o offer neu eiddo neu fynediad am ddim i wasanaethau y mae’n rhaid i bobl dalu amdanynt fel arfer

Mae’r rheolau hefyd yn berthnasol:

• os yw’n gwmni sy’n perthyn i’r elusen sy’n talu’r ymddiriedolwr
• os yw’n berson neu’n sefydliad sy’n gysylltiedig â’r ymddiriedolwr sy’n cael ei dalu (‘person cysylltiedig’)

Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i chi enwi’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig y gwnaethoch ei dalu a’r hyn y gwnaethoch ei dalu iddynt yng nghyfrifon eich elusen. Mae cyfrifon eich elusen yn dod yn wybodaeth gyhoeddus. Mae’r canllaw hwn yn gymwys i bob elusen.

Trosolwg

Beth mae ‘nwyddau’ a ‘gwasanaethau’ yn ei olygu

Pan ydym yn cyfeirio at ‘nwyddau neu wasanaethau’ rydym yn golygu elusen sy’n derbyn ac yn talu am:

• nwyddau yn unig neu
• gwasanaeth yn unig neu
• nwyddau a gwasanaeth gyda’i gilydd

Dyma enghreifftiau o ‘nwyddau’:

• llogi eiddo neu gyfleusterau, er enghraifft ystafell gyfarfod
• prynu bwyd ar gyfer digwyddiad elusennol
• prynu papur ysgrifennu

Dyma enghreifftiau o ‘wasanaeth’:

• gwaith gweinyddol neu ysgrifenyddol

• ymgynghoriaeth gyfrifiadurol

• rheoli tir

Dyma enghreifftiau o’r ddau gyda’i gilydd:

• adeiladu, plymio neu waith atgyweirio tebyg a deunyddiau cysylltiedig

• cwrs hyfforddi a deunyddiau printiedig cysylltiedig

• gofal milfeddygol a meddyginiaethau cysylltiedig

Gall fod yn daliad untro fel un darn o waith ymchwil. Neu gall fod yn daliad rheolaidd, megis am ganu organ yr eglwys bob dydd Sul.

Gwybod beth nad yw ‘gwasanaethau’ yn ei olygu. Nid yw’n golygu:

• gwasanaethau archwilio: ni allwch dalu ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig am ddarparu gwasanaethau archwilio i’r elusen. Mae hyn oherwydd bod yn rhaid i gyfrifon elusen gael eu harchwilio gan rywun sy’n annibynnol ar yr elusen

• cyflogaeth. Mae cyflogaeth yn wahanol. Darllenwch canllawiau os ydych yn ystyried gwneud hyn

• talu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr

Mynnwch gyngor cyfreithiol os nad ydych yn siŵr.

Y pŵer statudol

Mae pŵer statudol (pŵer cyfreithiol) y gallwch ei ddefnyddio os gallwch fodloni amodau penodol.

Gallwch ddefnyddio’r pŵer statudol i dalu’r canlynol am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen:

• ymddiriedolwr

• rhai pobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr, ac a ddiffinnir yn y gyfraith. Rydyn ni’n eu galw’n ‘bersonau cysylltiedig’

• ymddiriedolwr daliannol neu unrhyw un sy’n gysylltiedig ag ef. Mae ymddiriedolwr daliannol yn rhywun sydd wedi’i benodi i ddal y teitl i dir yr elusen

Gallwch hefyd ddefnyddio’r pŵer i dalu unrhyw ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig am ddarparu gwasanaeth ar ran yr elusen.

Gallwch ddefnyddio’r pŵer yn lle unrhyw bŵer cyfatebol yn eich dogfen lywodraethol. Darllenwch y canllawiau os ydych yn bwriadu defnyddio pŵer yn eich dogfen lywodraethol.

Yr amodau cyfreithiol

Mae amodau y mae’n rhaid i chi eu bodloni er mwyn gallu defnyddio’r pŵer statudol. Rhaid i chi fodloni pob un o’r 6 amod.

1. Rhaid i ddogfen lywodraethol eich elusen beidio â chynnwys gwaharddiad

Gwaharddiad yw unrhyw eiriad neu gymal sy’n dynodi na all ymddiriedolwyr neu bersonau cysylltiedig:

• cael eu talu i ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen neu

• derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu ‘dâl’) gan yr elusen

Os oes gwaharddiad, darllenwch weddill yr adran hon. Os mai dyma’r unig amod na allwch ei fodloni, mae arweiniad ar ddiwedd yr adran hon ar beth i’w wneud.

2. Rhaid i gael y nwyddau neu’r gwasanaeth gan yr ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig fod er buddiannau gorau eich elusen

I’ch helpu i wneud eich penderfyniad, dylech feddwl am ffactorau fel:

• ansawdd a chyflymder cael y nwyddau neu’r gwasanaeth gan yr ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig o gymharu â darparwyr eraill

• y pris y maent yn ei godi o’i gymharu â darparwyr eraill

• pa opsiynau eraill sydd ar gael

• risgiau i’ch elusen

Deall pam mae cael y nwyddau neu’r gwasanaeth gan yr ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig yn well na’r opsiynau eraill.

Rhaid i’r elusen fod angen y nwyddau neu’r gwasanaeth.

Meddyliwch am y risgiau. Maent yn cynnwys:

• yr elusen yn cael ei gweld fel ffordd o gynnig budd i unigolion arbennig

• beirniadaeth o fewn neu’r tu allan i’ch elusen. Gallai hyn ddod yn feirniadaeth gyhoeddus a gallai effeithio ar eich elusen a’i chyllid

• ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu yn dod yn orddylanwadol ymhlith yr ymddiriedolwyr

• ymddiriedolwyr yn anghytuno a ddylid talu ymddiriedolwr

• peidio â dilyn y gofynion cyfreithiol

Rhaid i chi reoli’r risgiau. Er enghraifft, drwy:

• darllen y canllawiau hyn a sicrhau eich bod yn dilyn y rheolau ar dalu ymddiriedolwyr

• cydymffurfio â’r rheolau ar wneud penderfyniadau gan ymddiriedolwyr

• cadw cofnod llawn o pam y gwnaethoch eich penderfyniad

• esbonio eich penderfyniad yn enwedig os caiff ei feirniadu’n gyhoeddus

• dilyn y rheolau ar datgelu taliadau yng nghyfrifon eich elusen

Wrth ddefnyddio’r pŵer statudol, rhaid i chi ystyried y canllawiau hyn pan fyddwch yn gwneud eich penderfyniad i fwrw ymlaen. A rhaid i chi ddefnyddio gofal a sgil rhesymol.

3. Rhaid i’r swm rydych yn cytuno i’w dalu fod yn rhesymol

Dylech ystyried ffactorau fel:

• yr hyn y mae’r elusen wedi’i dalu yn y gorffennol am yr un nwyddau neu wasanaeth

• y pris y mae’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig yn ei godi

• pris y farchnad am yr un nwyddau neu wasanaeth

• yr hyn y gall yr elusen ei fforddio

• ffactorau eraill fel cyflymder cyflenwi neu ansawdd

Dylech gael dyfynbrisiau gan gyflenwyr eraill oni bai bod y swm dan sylw yn fach iawn. Nid oes rhaid i chi ddechrau ymarfer tendro ffurfiol ond os oes gan eich elusen bolisi ar brynu nwyddau a gwasanaethau, dylech ei ddilyn.

4. Rhaid cael cytundeb ysgrifenedig

Cyn i chi dderbyn y nwyddau neu’r gwasanaeth, rhaid i chi wneud cytundeb ysgrifenedig gyda’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig.

Nid yw cofnodi’r penderfyniad yng nghofnodion y cyfarfod yn ddigon. Rhaid cael cytundeb ar wahân.

Rhaid i’ch cytundeb:

• disgrifio’n gywir y nwyddau neu’r gwasanaeth y mae’r elusen yn eu prynu

• cynnwys enw’r person neu’r cwmni sy’n darparu’r nwyddau neu’r gwasanaeth

• datgan y swm neu’r uchafswm y bydd yr elusen yn ei dalu

Yr ‘uchafswm’ yw’r terfyn uchaf na fyddwch yn mynd drosto ar gyfer y nwyddau neu’r gwasanaeth.

Dylai eich cytundeb hefyd:

• cadarnhau eich bod wedi cydymffurfio â’r holl amodau, yn enwedig amod 6

• datgan sut y bydd yr elusen yn gwirio bod y nwyddau neu’r gwasanaeth a dderbyniwyd yn bodloni’r hyn y cytunwyd arno

• datgan a all yr elusen ddod â’r trefniant i ben yn gynnar

• cynnwys unrhyw beth arall sydd ei angen ar yr elusen

Mynnwch gyngor cyfreithiol os oes ei angen arnoch.

Y cytundeb:

• dylai gael ei lofnodi gan yr ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig sy’n darparu’r nwyddau neu’r gwasanaeth

• rhaid iddo gael ei lofnodi gan un o’r ymddiriedolwyr eraill neu berson a awdurdodir gan yr ymddiriedolwyr eraill

Mae’r cytundeb yn rhan o gofnodion ariannol eich elusen. Rhaid i chi ei gadw am 6 blynedd.

5. Dim ond lleiafrif o ymddiriedolwyr all gael eu talu ar unrhyw un adeg

Mae’n rhaid i chi sicrhau pan fyddwch yn ymrwymo i’r cytundeb, dim ond lleiafrif o ymddiriedolwyr yn eich elusen fydd yn cael eu talu neu’n cael budd.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn cyfrif:

• yr holl ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu gan yr elusen waeth beth fo’r rheswm dros hynny, er enghraifft ymddiriedolwyr sy’n cael eu cyflogi gan yr elusen, ac

• yr holl ymddiriedolwyr sy’n gysylltiedig â phobl neu sefydliadau sy’n cael eu talu gan yr elusen

Peidiwch â chynnwys ymddiriedolwyr sy’n derbyn treuliau gan nad yw hwn yn ‘daliad i ymddiriedolwr’.

Am y rheswm hwn, ni allwch ddefnyddio’r pŵer statudol os mai dim ond un neu ddau ymddiriedolwr sydd gan eich elusen.

6. Rhaid i ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro budiannau beidio â chymryd rhan mewn unrhyw drafodaeth neu benderfyniadau am y trefniant

Mae’r amod hwn yn ymwneud â rheoli gwrthdaro buddiannau.

Mae ‘ymddiriedolwr â gwrthdaro buddiannau’ yn ymddiriedolwr:

• sy’n mynd i ddarparu’r nwyddau neu’r gwasanaeth i’r elusen a/neu

• sy’n gysylltiedig ag unigolyn neu sefydliad sy’n mynd i ddarparu’r nwyddau neu’r gwasanaeth i’r elusen. Gall y person hwn fod yn ymddiriedolwr arall

Gall fod mwy nag un ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro budiannau. Gwnewch yn siŵr eich bod yn eu hadnabod i gyd.

Ni ddylai ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro buddiannnau gymryd rhan mewn trafodaethau neu benderfyniadau am y taliad. Mae hyn yn cynnwys:

• a ddylid mynd ymlaen

• beth i’w gynnwys yn y cytundeb

• a ddylid newid neu derfynu’r cytundeb

Mae hyn yn golygu bod:

• rhaid i ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro budiannau adael y cyfarfod pan fyddwch yn trafod ac yn gwneud eich penderfyniad, a

• rhaid i chi beidio â chyfrif ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro buddiannau yn y cworwm

Y cworwm yw isafswm nifer yr ymddiriedolwyr y mae eich dogfen lywodraethol yn dweud bod ei angen i fynychu cyfarfod ymddiriedolwyr i wneud penderfyniad.

Gall ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro buddiannau ddarparu gwybodaeth i helpu’r ymddiriedolwyr eraill i wneud eu penderfyniad cyn iddynt adael y cyfarfod.

Os nad ydych yn bodloni’r amod penodol hwn, gall y Comisiwn:

• ei gwneud yn ofynnol i’r person ad-dalu arian y mae wedi’i dderbyn am gyflenwi nwyddau neu wasanaethau i’r elusen, neu

• gorchymyn i’r elusen beidio â thalu am nwyddau neu wasanaethau y mae wedi’u derbyn

Os na allwch fodloni’r amodau

Darllenwch y canllawiau os:

• ni allwch fodloni amod 1, ynghylch y gwaharddiad

• ni allwch fodloni yr amodau eraill

Talu person cysylltiedig

Gallwch ddefnyddio’r pŵer statudol i dalu person cysylltiedig i gyflenwi nwyddau neu wasanaethau i’r elusen. Rhaid i chi fodloni yr amodau a esbonnir uchod.

Mae adran 188 o Ddeddf Elusennau 2011 yn diffinio pwy sy’n ‘berson cysylltiedig’. Mae’n cynnwys rhai pobl neu sefydliadau sydd â chysylltiad agos ag ymddiriedolwr megis:

• plentyn, rhiant, ŵyr/wyres, taid neu nain, brawd neu chwaer ymddiriedolwr

• priod neu bartner sifil ymddiriedolwr neu berthynas a restrir uchod

• partner busnes ymddiriedolwr neu berthynas a restrir uchod

• sefydliadau y mae gan yr ymddiriedolwr neu unrhyw un o’r uchod fuddiant rheolaethol neu sylweddol ynddynt

Gwiriwch y neu mynnwch gyngor cyfreithiol os ydych yn ansicr a yw rhywun rydych yn bwriadu ei dalu gan ddefnyddio’r pŵer statudol yn berson cysylltiedig o dan y gyfraith.

Os nad ydych yn defnyddio, neu os na allwch ddefnyddio, y pŵer statudol

Mae’r adran hon yn ymwneud â pheidio â defnyddio’r pŵer statudol. Er enghraifft, oherwydd na allwch gydymffurfio â’r holl amodau cyfreithiol.

Mae’n bosibl y bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch, yn dibynnu ar bwy rydych am ei dalu a beth mae’ch dogfen lywodraethol yn ei ddweud. Hynny yw, a yw eich dogfen lywodraethu:

• yn cynnwys gwaharddiad - darllenwch 1. Gwaharddiad yw unrhyw eiriad neu gymal sy’n dynodi na all ymddiriedolwyr neu bersonau cysylltiedig:

  • cael eu talu am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen neu

  • derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu ‘dâl’) gan yr elusen

• yn cynnwys pŵer addas y gallwch ei ddefnyddio - darllenwch 2
• nid yw’n cynnwys pŵer - darllenwch 3

Os, ar ôl darllen yr adran hon a gwirio eich dogfen lywodraethol, nad ydych yn siŵr, ceisiwch gyngor cyfreithiol.

1. Mae eich dogfen lywodraethol yn cynnwys gwaharddiad

Ni fyddwch yn gallu defnyddio’r pŵer statudol os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys gwaharddiad.

1.1 I dalu ymddiriedolwr

Gallwch ddileu’r gwaharddiad. Rhaid i hyn fod er lles gorau eich elusen.

Gall y rhan fwyaf o elusennau ddileu gwaharddiad heb gysylltiad y Comisiwn, gan ddefnyddio’r pŵer statudol i newid dogfen lywodraethol yn:

• Deddf Cwmnïau 2006, os ydych yn gwmni elusennol

• Deddf Elusennau 2011, os ydych yn fath arall o elusen

Bydd angen cysylltiad y Comisiwn arnoch os:

• mae eich elusen yn ymddiriedolaeth neu

• unig aelodau eich elusen yw ei hymddiriedolwyr, neu nid oes digon o aelodau nad ydynt hefyd yn ymddiriedolwyr i bleidleisio ar y newid

Mae hyn oherwydd y bydd holl ymddiriedolwyr elusen yn cael buddiant o benderfyniad i ddileu’r gwaharddiad hwn. Felly, maent i gyd yn wynebu gwrthdaro buddiannau. Gall elusennau sydd ag aelodaeth â phleidlais ar wahân reoli’r gwrthdaro buddiannau hwn trwy ofyn i’r aelodau wneud y penderfyniad (trwy basio penderfyniad) i ddileu’r gwaharddiad. Ni all mathau eraill o elusennau wneud hyn.

Felly:

• dilëwch y gwaharddiad fel yr eglurwyd uchod

• os nad oes gennych aelodaeth bleidleisio ar wahân, neu ddigon o aelodau nad ydynt hefyd yn ymddiriedolwyr, gwneud cais am awdurdod y Comisiwn i ddileu’r gwaharddiad

• ar ôl dileu’r gwaharddiad, defnyddiwch y pŵer statudol drwy fodloni’r amodau cyfreithiol eraill

• os na allwch fodloni’r amodau eraill, bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i dalu ymddiriedolwr am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen

(Os ydych am wneud newidiadau eraill i’ch dogfen lywodraethol ynghylch talu ymddiriedolwyr, darllenwch canllawiau ar y rheolau y mae’n rhaid i chi eu dilyn.)

1.2 I dalu person cysylltiedig

Dilynwch y camau hyn.

• Gwiriwch beth mae geiriad y gwaharddiad yn ei ddweud.

Er enghraifft, os ydych yn bwriadu cael nwyddau neu wasanaethau gan gwmni ymddiriedolwr, ni ddylai’r gwaharddiad gyfeirio at gwmnïau sy’n perthyn i ymddiriedolwyr.

• Os yw’r gwaharddiad yn cwmpasu’r berthynas, dylid ei ddileu fel yr eglurir yn 1.1 uchod. Os nad yw’r gwaharddiad yn cwmpasu’r berthynas, nid oes angen i chi ei ddileu.

• Yna, gwiriwch a yw’r person neu’r sefydliad rydych am ei dalu yn dod o fewn y diffiniad o ‘unigolyn cysylltiedig’ yn rhestr adran 188. Os ydynt, defnyddiwch y pŵer statudol trwy fodloni’r amodau.

• Os nad ydynt yn dod o fewn diffiniad adran 188, neu os na allwch fodloni’r amodau, rhaid i chi gael awdurdod gan y Comisiwn Elusennau os ydych yn talu:

  • cwmni neu sefydliad y mae gan ymddiriedolwr fuddiant ariannol ynddo, neu y gall ymddiriedolwr dderbyn buddiant ariannol ohono o ganlyniad i’r trafodiad
  • unigolyn sy’n rhyngddibynnol yn ariannol ag ymddiriedolwr. Er enghraifft, maent yn rhannu costau byw

Os nad ydynt yn rhyngddibynnol yn ariannol, neu ni fyddant yn derbyn budd ariannol, nid oes angen awdurdod arnoch cyn belled â’ch bod yn gallu rheoli’r gwrthdaro buddiannau. Darllenwch ganllawiau ar reoli gwrthdaro buddiannau.

2. Mae eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gallwch ei ddefnyddio

Os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer clir i dalu ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen, gallwch ei ddefnyddio.

Rhaid i chi gydymffurfio â’r hyn y mae’r pŵer yn ei ddweud. Er enghraifft:

• os yw’n caniatáu talu am wasanaethau proffesiynol yn unig, ni allwch ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw beth arall. Os nad yw’r pŵer yn addas, darllenwch 3 isod

• os ydych yn bwriadu talu person cysylltiedig, rhaid i eiriad y pŵer gwmpasu’r berthynas rhwng yr ymddiriedolwr a’r person neu’r sefydliad yr ydych yn bwriadu ei dalu. Os nad ydyw, darllenwch 3 isod

• os yw pŵer eich dogfen lywodraethol yn cyfeirio at adrannau 185-186 o Ddeddf Elusennau 2011, dyma’r pŵer statudol. Rhaid i chi gydymffurfio â yr amodau a eglurir uchod

Os yw’r pŵer yn eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid i chi gael caniatâd y Comisiwn, nid oes angen ein caniatâd arnoch os gallwch gydymffurfio ag amodau’r pŵer statudol. Cadwch gofnod o sut rydych wedi bodloni’r amodau. Os na allwch fodloni’r amodau, bydd angen awdurdod o’r Comisiwn Elusennau.

Os gallwch ddefnyddio pŵer yn eich dogfen lywodraethol, cofiwch:

• rhaid i’ch penderfyniad i dalu ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig fod er lles gorau’r elusen

• rhaid i’r hyn y byddwch yn penderfynu ei dalu fod yn rhesymol am y nwyddau neu’r gwasanaethau a dderbynnir

• rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau

• dylech lunio cytundeb ysgrifenedig sy’n nodi’r hyn y mae’r elusen yn disgwyl ei gael, yr hyn y bydd yn ei dalu a mesurau diogelu eraill sydd eu hangen ar yr elusen

Gallwch ddangos bod y penderfyniad er lles gorau yr elusen, a bod y swm yn rhesymol, os gallwch ddangos eich bod wedi dilyn y canllawiau a nodir uchod.

Darllenwch ganllawiau am gwneud penderfyniadau ymddiriedolwyr a rheoli gwrthdaro buddiannau.

3. Nid yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gallwch ei ddefnyddio

Darllenwch yr adran hon os yw eich dogfen lywodraethol:

• heb ddweud unrhyw beth am dalu ymddiriedolwyr neu unigolion cysylltiedig am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen, neu

• yn cynnwys pŵer ond ni allwch ei ddefnyddio. Er enghraifft, mae’n cynnwys talu am wasanaethau proffesiynol yn unig ac rydych am dalu am nwyddau

Bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i dalu’r canlynol:

• ymddiriedolwr

• cwmni neu sefydliad y mae gan ymddiriedolwr fuddiant ariannol ynddo neu y gall ymddiriedolwr dderbyn buddiant ariannol ohono o ganlyniad i’r trafodiad

• unigolyn sy’n rhyngddibynnol yn ariannol ag ymddiriedolwr. Er enghraifft, maent yn rhannu costau byw

Os nad ydynt yn rhyngddibynnol yn ariannol neu os na fyddant yn derbyn buddiant ariannol nid oes angen awdurdod arnoch cyn belled â’ch bod yn gallu rheoli’r gwrthdaro buddiannau. Darllenwch ganllawiau ar reoli gwrthdaro buddiannau.

##Gwneud cais am awdurdod y Comisiwn Elusennau

Nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch os gallwch ddefnyddio’r pŵer statudol drwy fodloni yr amodau.

Nid oes angen ein caniatâd arnoch i ddefnyddio pŵer amodol os ydych yn bodloni’r amodau a eglurir uchod.

Os ydych yn defnyddio pŵer gwahanol y mae angen i’r Comisiwn ymdrin ag ef, byddwn yn disgwyl i chi ddefnyddio’r pŵer statudol yn gyntaf.

Os oes angen awdurdod arnoch, bydd angen i chi ddweud wrthym:

• pwy rydych am eu talu, ac a ydynt yn ymddiriedolwr neu’n berson cysylltiedig. Os ydynt yn berson cysylltiedig, eglurwch y berthynas â’r ymddiriedolwr

• beth yw’r nwyddau neu’r gwasanaethau, a pham mae eu hangen ar eich elusen

• pam fod hyn er lles gorau eich elusen

• beth rydych wedi cytuno i’w dalu a sut y penderfynoch ar y swm

• pam mae’r swm yn rhesymol ac er lles gorau eich elusen

• pam na wnaethoch chi ddewis opsiynau eraill

• pa risgiau a nodwyd gennych a sut y byddwch yn eu rheoli

• pam na allwch ddefnyddio’r pŵer statudol

• a yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer gwahardd neu amodol fel yr eglurir yn y canllawiau hyn

• eich bod wedi gwneud y penderfyniad yn unol â rheolau eich dogfen lywodraethol. Er enghraifft, bod cworwm yn y cyfarfod

• a yw ymddiriedolwyr eraill yn eich elusen yn cael eu talu; yr hyn a delir iddynt; a pha gyfran o ymddiriedolwyr eich elusen sy’n cael eu talu ar hyn o bryd

• eich bod wedi rheoli’r gwrthdaro buddiannau, a sut y byddwch yn rheoli’r gwrthdaro buddiannau wrth fynd ymlaen

Cofnodwch eich penderfyniadau

Cadwch gofnod llawn o’ch penderfyniadau a’r rhesymau drostynt. Er enghraifft, yng nghofnodion y cyfarfod perthnasol. Gall hyn helpu i ddangos eich bod wedi dilyn y rheolau.

Cadwch gofnod o unrhyw awdurdod a gawsoch gan y Comisiwn Elusennau.

Mae eich cytundeb ysgrifenedig yn rhan o gofnodion ariannol eich elusen. Rhaid i chi ei gadw am 6 blynedd.

Datgelwch daliadau ymddiriedolwyr yng nghyfrifon eich elusen

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau

Rhaid i gyfrifon eich elusen roi manylion penodol am daliadau a buddion eraill i ymddiriedolwyr ac unigolion cysylltiedig. Gwiriwch y neu mynnwch gyngor proffesiynol.

Mae SORP yn esbonio’r rheolau cyfrifyddu ar gyfer elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau.

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau

Dylech gynnwys manylion y taliadau a wnaethoch i ymddiriedolwyr ac unigolion cysylltiedig. Er enghraifft, pwy wnaethoch chi ei dalu, pam y gwnaethoch eu talu, beth wnaethoch chi eu talu, a’r pŵer neu’r awdurdod ar gyfer y taliad.

Gwiriwch pa math o gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen ei baratoi.

Canllawiau ychwanegol i gwmnïau elusennol

Darllenwch yr adran hon dim ond os yw’ch elusen yn gwmni elusennol.

Mae rheolau cyfraith cwmnïau sy’n berthnasol i gwmnïau sy’n gwneud trafodiadau gyda chyfarwyddwyr a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw. Os yw cwmni yn elusen, y cyfarwyddwyr yw’r ymddiriedolwyr. Felly, gwiriwch a yw’r rheolau hyn yn berthnasol i’r hyn y mae eich elusen yn bwriadu ei wneud. Mynnwch gyngor cyfreithiol os oes ei angen arnoch.

Dyma enghreifftiau o beth i’w wirio:

• mae’r diffiniad o bwy sy’n ‘berson cysylltiedig’ o dan yn wahanol. Gwiriwch a yw hyn yn golygu bod angen i chi ddilyn rheolau ychwanegol

• os oes rhaid i’ch aelodau roi eu cymeradwyaeth i’r elusen (neu ei his-gwmni) gytuno i dalu ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig am nwyddau neu wasanaethau. Mae hyn yn cynnwys lle mae’r nwyddau sy’n cael eu derbyn yn bodloni’r diffiniad o ‘ased sylweddol nad yw’n arian parod’

Lle mae’n rhaid i’ch aelodau roi eu cymeradwyaeth, bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch o dan adran 201 o Ddeddf Elusennau 2011. Os oes angen hyn arnoch, mynnwch awdurdod y Comisiwn yn gyntaf; yna cymeradwyaeth eich aelodau.

Os byddwch yn penderfynu ymgynghori â’ch aelodau yn gyntaf, rhaid i’w penderfyniad ddatgan bod eu cymeradwyaeth yn amodol ar gael awdurdod adran 201 gan y Comisiwn.

Os oes angen awdurdod adran 201 arnoch, bydd angen i chi egluro:

• pam mae angen yr awdurdod hwnnw arnoch; pa ofynion cyfraith cwmnïau sy’n berthnasol i’r hyn yr ydych yn ei wneud

• pam mae’r trefniant er lles gorau’r elusen](#awdurdodCE)

.

Elusennau sydd ag is-gwmni

Mae is-gwmni yn gwmni y mae elusen yn berchen arno ac yn ei reoli.

Yr is-gwmni sy’n cyflogi ymddiriedolwr

Gall elusen benodi ymddiriedolwr yn gyfarwyddwr ei his-gwmni fel bod ganddi drosolwg drosto. Nid yw hwn yn ‘wasanaeth’ ac nid yw’r canllawiau hyn yn berthnasol.

Os penderfynwch wneud hyn, a bod yr ymddiriedolwr yn cael ei gyflogi gan yr is-gwmni, rhaid i chi gydymffurfio â’r rheolau ar gyflogaeth.

Ymddiriedolwr sy’n cyflenwi nwyddau neu wasanaethau i’r is-gwmni

Ni allwch ddefnyddio’r pŵer statudol i dalu ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig i ddarparu nwyddau neu wasanaethau i is-gwmni elusen.

Os ydych yn bwriadu gwneud hyn, gwiriwch a yw dogfen lywodraethol eich elusen yn cynnwys pŵer clir sy’n caniatáu hyn. Mynnwch gyngor cyfreithiol os nad ydych yn siŵr.

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gallwch ei ddefnyddio, bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch. Bydd angen i chi egluro:

• pa nwyddau neu wasanaethau y bydd yr is-gwmni yn eu derbyn

• sut mae cael y rhain gan yr ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig (am y pris y mae’n ei godi) yw’r opsiwn gorau

• pam y diystyrwyd opsiynau eraill

• a yw’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig yn gysylltiedig â’r is-gwmni. Er enghraifft, a ydynt yn cael eu cyflogi gan yr is-gwmni

• pwy wnaeth y penderfyniad i fynd ymlaen. Os gwnaeth yr is-gwmni y penderfyniad, a wnaeth e ymgynghori â’r ymddiriedolwyr

• unrhyw wybodaeth berthnasol arall