PG电子

1. Cyflwyniad

Mae鈥檙 holl ddogfennau yn agored i bawb eu harchwilio a鈥檜 cop茂o fel hawl o dan adran 66 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Cyfeirir at yr hawl hon yn y cyfarwyddyd hwn fel yr 鈥榟awl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002鈥�.

Mae鈥檙 hawl gyffredinol i archwilio o dan adran 66(1) o Ddeddf Cofrestru Tir 2001 yn ddarostyngedig i eithriadau arbennig o dan adran 66(2) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Mae Rheolau Cofrestru Tir 2003 yn cynnwys darpariaethau pwysig i ganiat谩u eithrio dogfennau sy鈥檔 cynnwys gwybodaeth niweidiol o鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Mae鈥檙 cyfarwyddyd hwn yn egluro sut i wneud ceisiadau i ddynodi dogfennau鈥檔 ddogfennau gwybodaeth eithriedig ac, felly, gael yr eithriad hwn.

Mae hefyd yn disgrifio sut i wneud ceisiadau am gop茂au swyddogol o ddogfennau gwybodaeth eithriedig yn cynnwys materion y dylai ceiswyr fod yn ymwybodol ohonynt.

Mae鈥檔 trafod sut i dynnu鈥檙 statws eithriedig yn 么l pan nad oes ei angen mwyach.

Mae鈥檙 cyfarwyddyd hwn yn ystyried Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ddaeth i rym ar 1 Ionawr 2005.

Gweler holl gyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF.

Unwaith y byddwch wedi llenwi eich ffurflen gais, edrychwch ar Pethau i鈥檞 cofio yn y cyfarwyddyd hwn.

Gweler cyfeiriad Cofrestrfa Tir EF ar gyfer ceisiadau am fanylion ar sut a ble i anfon eich cais wedi ei gwblhau.

2. Gwneud cais i wneud dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig

Gall rhai dogfennau gynnwys gwybodaeth niweidiol na fynnwch iddi fod ar gael yn gyhoeddus. Gallwch wneud cais ar unrhyw adeg i ddogfen o鈥檙 fath gael ei dynodi鈥檔 ddogfen gwybodaeth eithriedig o dan reol 136 o Reolau Cofrestru Tir 2003, ar yr amod bod y ddogfen yn dod o fewn diffiniad 鈥榙ogfen berthnasol鈥� yn rheol 136(7) o Reolau Cofrestru Tir 2003.

鈥楧ogfen berthnasol鈥� yw dogfen:

• y cyfeirir ati yn y gofrestr teitl, neu un sy鈥檔 berthnasol i gais i鈥檙 cofrestrydd, lle cedwir y gwreiddiol neu gopi ohoni gan y cofrestrydd
• y cyfeirir ati yn y gofrestr teitl o ganlyniad i gais (y 鈥榗ais sy鈥檔 cyd-fynd鈥�) a wnaed ar yr un pryd 芒 chais o dan y rheol hon, neu sy鈥檔 berthnasol i鈥檙 cais sy鈥檔 cyd-fynd, y gwreiddiol neu gopi o鈥檙 hyn a fydd neu sydd am nawr yn cael ei gadw gan y cofrestrydd

Rhaid i chi ddefnyddio ffurflen EX1 a ffurflen EX1A 鈥� gweler Llenwi ffurflen EX1 a Llenwi ffurflen EX1A am gyfarwyddyd ar sut i lenwi鈥檙 rhain. Oherwydd natur y wybodaeth y bydd angen i chi ei darparu, eithriwyd ffurflen EX1A o鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Bydd EX1 ac unrhyw ohebiaeth yn agored. Felly, rhaid i chi ofalu nad yw unrhyw lythyrau a ysgrifennwch eu hunain yn dadlennu鈥檙 wybodaeth rydych yn hawlio ei bod yn niweidiol.

Dylech gymryd gofal i sicrhau nad yw鈥檙 wybodaeth yr ydych yn gwneud cais i鈥檞 heithrio yn cael ei datgelu mewn mannau eraill yn y ddogfen ac nad yw i鈥檞 gweld yn y copi golygedig.

Mae ffi yn daladwy o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol (gweler Cofrestrfa Tir EF: Ff茂oedd Gwasanaethau Cofrestru).

Dim ond cop茂au ardystiedig o weithredoedd neu ddogfennau yr ydych yn eu hanfon atom gyda cheisiadau Cofrestrfa Tir EF sydd eu hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gwneud copi o鈥檙 dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a chop茂au ardystiedig. Fodd bynnag, i osgoi amheuaeth, mae copi ardystiedig llawn o鈥檙 weithred o dan sylw ynghyd 芒鈥檙 copi golygedig yn ofynnol ar gyfer ceisiadau i eithrio gwybodaeth o鈥檙 hawl gyffredinol i archwilio.

Pan gaiff eich cais ei dderbyn, bydd yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd (ein cronfa ddata o geisiadau sy鈥檔 aros i鈥檞 prosesu). Bryd hynny byddwn yn gosod cyfyngiadau ar yr hawliau i archwilio a gwneud cop茂au. Bydd y rhain yn aros nes bydd eich cais wedi cael ei ystyried (ac, os yw鈥檔 llwyddiannus, ei gwblhau).

Os yw鈥檔 llwyddiannus, dim ond copi o鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig, yn gadael allan y wybodaeth niweidiol, fydd yn agored i hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Fodd bynnag, ni fydd y ddogfen gwybodaeth eithriedig ei hun ar gael i neb heblaw鈥檙 heddlu a rhai eraill sy鈥檔 gwneud cais o dan reol 140 o Reolau Cofrestru Tir 2003 neu鈥檔 dilyn cais llwyddiannus ar ffurflen EX2 neu o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen eithriedig).

2.1 Sut i olygu鈥檙 ddogfen

Rhaid anfon copi anolygedig llawn o鈥檙 ddogfen a chopi golygedig gyda鈥檙 cais. Rhaid i鈥檙 copi golygedig gydymffurfio 芒 rheol 136(2) o Reolau Cofrestru Tir 2003, sy鈥檔 golygu bod yn rhaid iddo fod wedi eithrio鈥檙 hyn yr honnir iddi fod yn wybodaeth niweidiol, a dylai鈥檙 geiriau 鈥榞wybodaeth eithriedig鈥� ymddangos lle tynnwyd y wybodaeth eithriedig ymaith. Rhaid ei ardystio hefyd ar wyneb y ddogfen ei hunan yn gopi gwir o鈥檙 ddogfen berthnasol o鈥檙 hyn yr eithriwyd y wybodaeth hon. Felly gallai gael ei ardystio fel a ganlyn.

Os bydd y cais yn arwain at ddynodiad, daw鈥檙 copi hwn yn 鈥榙dogfen gwybodaeth olygedig鈥� a bydd yn agored i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Nid oes angen i鈥檙 copi golygedig fod yn llungopi, ond rhaid iddo gynnwys yr holl wybodaeth yn y gwreiddiol nad yw i gael ei heithrio.

Dylech olygu鈥檙 ddogfen i adael allan y wybodaeth niweidiol yn unig. Ni fyddwn yn derbyn ceisiadau sy鈥檔 hepgor darnau mawr o ddogfen heb reswm da amlwg.

Ni ddylech eithrio gwybodaeth y mae angen ei chynnwys yn y gofrestr, megis y pris a dalwyd mewn trosglwyddiad neu brydles, neu gymalau sy鈥檔 cynnwys hawddfraint neu gyfamod cyfyngu. Gall ceisiadau sy鈥檔 eithrio gwybodaeth o鈥檙 fath gael eu dileu ar y sail y gallai鈥檙 dynodiad amharu ar gadw鈥檙 gofrestr. Nid yw鈥檔 bosibl chwaith, am y rheswm hwn, i eithrio cyflawniad gweithred. Sylwer yn benodol er bod T欧鈥檙 Cwmn茂au鈥檔 caniat谩u golygu cyflawniad arwystl ni chaniateir hyn at ddibenion cofrestru tir.

Rydym yn argymell yn gryf eich bod yn golygu鈥檙 ddogfen trwy adael gofod gwyn lle byddai鈥檙 testun yn ymddangos, yn hytrach na dileu testun a allai newid y gosodiad a rhifau鈥檙 tudalennau. Ffordd hawdd o wneud hyn yw troi鈥檙 testun yn wyn fel nad yw鈥檔 ymddangos yn y fersiwn argraffedig a rhaid i鈥檙 geiriau 鈥榞wybodaeth eithriedig鈥� ymddangos yn y ddogfen yn y gofod hwnnw.

Os byddwn yn dynodi dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig, efallai na fydd hyn yn atal y wybodaeth rhag cael ei dadlennu yn y gofrestr o ganlyniad i gais dilynol. Er enghraifft, pe bai鈥檙 swm a warantwyd trwy arwystl yn cael ei adael allan o鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig, byddem yn dal i gofrestru cais dilynol i nodi鈥檙 swm mwyaf a warantwyd gan yr arwystl.

Lle bo gwybodaeth o ddogfen eisoes yn ymddangos yn y gofrestr ni chaiff ei dileu. Rydym o鈥檙 farn y byddai hyn yn amharu ar gadw鈥檙 gofrestr. Sut bynnag, byddai鈥檙 wybodaeth ar gael o hyd ar gopi hanesyddol o鈥檙 gofrestr.

2.2 Pa ddogfennau sy鈥檔 cael eu heithrio

2.2.1 Cop茂au o ddogfennau sy鈥檔 cael eu dal gan Gofrestrfa Tir EF

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn trin y canlynol fel dogfennau gwybodaeth eithriedig:

• yr holl gop茂au a wna Cofrestrfa Tir EF o ddogfennau a ddynodwyd fel dogfennau gwybodaeth eithriedig
• yr holl gop茂au o ddogfennau a ddynodwyd felly a wnaed gan rywun arall ac a gyflwynwyd yng Nghofrestrfa Tir EF ar adeg neu o flaen y cais am eithriad

Mewn geiriau eraill, ni fydd cop茂au o ddogfennau eithriedig a wnaed oddi allan i Gofrestrfa Tir EF ac a dderbyniwyd gennym ar 么l dyddiad y cais EX1 yn cael eu trin fel dogfennau gwybodaeth eithriedig.

2.2.2 Dogfennau gwrthrannol a dyblyg

Mae prydlesi gwrthrannol ac unrhyw ddogfennau gwrthrannol neu ddyblyg eraill i gael eu trin fel dogfennau ar wah芒n at ddibenion eithrio.

Os dymunwch eithrio gwybodaeth ynddynt o鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002 rhaid i chi wneud cais ar wah芒n ar ffurflenni EX1 ac EX1A ar gyfer pob dogfen wrthrannol neu ddeublyg.

2.3 Y darpariaethau sy鈥檔 gallu cyfiawnhau eithrio

Rydym yn ystyried pob cais yn 么l ei haeddiant, yn seiliedig ar yr esboniad a roddir gennych ar ffurflen EX1A. Dim ond ar 么l ystyried yr holl amgylchiadau y gellir ateb yn briodol y cwestiwn a yw鈥檙 wybodaeth mewn gwirionedd yn niweidiol. Gall gwybodaeth fod yn wybodaeth niweidiol mewn un achos, ond nid mewn un arall, er bod yr un geiriad yn cael ei ddefnyddio. Mae鈥檙 canlynol yn enghreifftiau o ba bryd y gallai cais gael ei ganiat谩u. Sylwer nad yw鈥檙 rhestr hon yn gynhwysfawr. Nid yw鈥檙 ffaith bod gwybodaeth wedi ei chynnwys ar y rhestr yn gwarantu y bydd y wybodaeth yn cael ei heithrio.

2.3.1 Masnachol

• Cytundebau rhannu elw. Gwybodaeth am drosiant a phroffidioldeb 鈥� yr hyn a ragwelir a hanesyddol.
• Cymalau casgennu mewn prydlesi safleoedd trwyddedig.
• Telerau mewn prydlesi datblygiad, er enghraifft trwy awdurdodau lleol a sefydliadau mawr eraill. Efallai bydd awdurdodau lleol yn dymuno atal part茂on yn y dyfodol sy鈥檔 ystyried cymryd prydles datblygiad newydd rhag gallu gweld y telerau mewn prydles gynharach o鈥檙 fath gan yr awdurdod, yn enwedig os yw鈥檙 model i gael ei newid.
• Darpariaethau mewn prydlesi consortiwm yn ymwneud 芒 threfniadau cyllido cymhleth.
• Trefniadau ailstrwythuro ariannol mawr lle mae busnes mewn trafferth. Gall y rhain gynnwys nifer o fanciau yn bart茂on ac os yw union delerau datguddiad banc penodol yn dod yn wybodaeth gyhoeddus, gall hyn effeithio ar ymarferoldeb ei fusnes ei hun, pris rhannu, ac ati.
• Mewn rhai achosion, y gwir rent ar gychwyniad y brydles, i鈥檙 graddau nad yw eisoes yn y gofrestr. Fodd bynnag, wrth i amser fynd heibio, bydd y rhent hwnnw wedi cael ei adolygu fel arfer, a bydd y rhent gwreiddiol yn colli ei sensitifrwydd masnachol.
• Trosglwyddiad rhyng-gwmni neu brydles a morgais fel trafodiad cefn wrth gefn. Ni fydd y taliad yn 么l yn forgais masnachol ac efallai bydd y telerau鈥檔 cael eu hystyried yn fasnachol sensitif.
• Mewn prydlesi, telerau penodol rhent di-d芒l, newid i rent, opsiynau egwyl, atgyweirio cyfamodau (er enghraifft, eithrio diffygion cynhenid), manylion banc, costau indemniad a chynigion arbennig eraill. Er enghraifft, efallai bydd y swm sydd i鈥檞 dalu neu rai o鈥檙 manylion eraill ar opsiwn i bennu prydles wedi eu heithrio, ond nid o reidrwydd y cymal opsiwn ei hun.

2.3.2 Personol

• Cyfeiriad a ddatgelwyd mewn gohebiaeth lle y byddai鈥檙 unigolyn o dan sylw鈥檔 poeni am ei ddiogelwch pe bai鈥檙 cyfeiriad hwnnw鈥檔 cael ei ddatgelu, er enghraifft priod neu bartner sydd wedi dioddef trais yn y cartref.
• Manylion y budd llesiannol o dan ymddiried.
• Manylion ariannol mewn morgais (efallai morgais preifat).
• Darpariaethau鈥檔 ymwneud ag anghyfreithlondeb, cydnabyddiaeth rhyw neu iechyd meddwl.
• Gorchymyn llareiddiad ategol priodasol sy鈥檔 cynnwys gwybodaeth ariannol fanwl.

2.4 Ceisiadau am eithriadau sy鈥檔 debygol o gael eu gwrthod

Rydym yn ystyried pob cais yn 么l ei haeddiant, ar sail yr eglurhad a roddir gennych ar ffurflen EX1A. Fodd bynnag, ni fyddwn yn cymeradwyo cais am eithriad os ydym o鈥檙 farn y byddai gwneud hynny鈥檔 niweidio cynnal y gofrestr (gweler rheol 136(4) o Reolau Cofrestru Tir 2003).

Ni fyddem fel arfer, er enghraifft, yn derbyn y ceisiadau canlynol ar gyfer eithrio, ond rhoddir ystyriaeth lawn i bob cais fesul achos.

• Enwau part茂on i weithredoedd.
• Cyflawniad part茂on i weithredoedd (ac eithrio鈥檙 rhai nad oes eu hangen at ddibenion cofrestru tir, megis gwarantwyr i arwystlon).
• Pris a dalwyd.
• Gwybodaeth sy鈥檔 ofynnol ar gyfer cofnodion y gofrestr, er enghraifft hawddfreintiau a chyfamodau.
• Mewn contractau neu ddewisiadau, y dyddiad, part茂on, y tir yr effeithir arno ac unrhyw gyfnod opsiwn.
• Mewn prydlesi, y dyddiad, part茂on, cyfnod a phremiwm, y ffaith bod rhent yn daladwy, bod cyfamodau cyfyngu yn bodoli, bod hawl ail-fynediad, cyfyngiadau ar aralliad, a bod cymalau rhwystredigaeth neu derfynu yn bodoli (ond nid y manylion).
• Mewn arwystlon, y dyddiad a鈥檙 part茂on, a bodolaeth p诺er i werthu (ond nid y manylion).
• Unrhyw wybodaeth a nodir uchod sy鈥檔 cael ei chadw mewn dogfen ategol y cyfeirir ati yn y ddogfen a gyflwynwyd i鈥檞 chofrestru.
• Penawdau neu rifo neu lythrennau cymalau.

2.5 Eithrio cyffredinol neu swmp

Nid oes unrhyw ddarpariaeth yn Neddf Cofrestru Tir 2002 na Rheolau Cofrestru Tir 2003 i geisydd gael eithriad cyffredinol ar gyfer yr holl enghreifftiau o ddogfen benodol (ee arwystl neu brydles ar ffurf safonol). Os credwch fod gweithred yn cynnwys gwybodaeth niweidiol, rhaid i chi gyflwyno ffurflenni EX1 ac EX1A gyda phob cais unigol.

2.6 Cofrestru yn amodol ar eithrio

Lle bo cais i eithrio yn dod gyda chais arall i gofrestru, cewch nodi (os ydych yn dymuno) nad yw eich cais i gofrestru yn symud ymlaen os digwydd i鈥檙 cais i eithrio fod yn aflwyddiannus.

Os felly, rhaid i chi wneud amodoldeb y cais safonol yn hollol glir.

2.7 Llenwi ffurflen EX1

Panel 1: yr awdurdod lleol sy鈥檔 gwasanaethu鈥檙 eiddo

Caiff hwn ei ddatgan yn y gofrestr. Fel rheol, hwn yw鈥檙 cyngor dosbarth, bwrdeistref yn Llundain neu awdurdod arall lle byddwch yn talu eich treth gyngor a threthi busnes.

Panel 2: rhif(au) teitl yr ystadau cofrestredig y mae鈥檙 ddogfen yn ymwneud 芒 nhw.

Rhowch y rhif neu rifau teitl yn erbyn yr hwn y mae鈥檙 cais i鈥檙 cofrestrydd mewn perthynas 芒鈥檙 ddogfen honno鈥檔 ymwneud. Os nad ydych yn gwybod y rhif teitl (er enghraifft, os yw鈥檙 ffurflen yn dod gyda chais am gofrestriad cyntaf), gadewch hwn yn wag.

Panel 3: eiddo

Rhowch y cyfeiriad post llawn. Os nad oes unrhyw gyfeiriad post, rhowch ddisgrifiad llawn o鈥檙 tir, er enghraifft, 鈥榯ir sy鈥檔 cyffinio 芒 3 Acacia Avenue鈥�. Os nad ydych wedi dyfynnu rhif y teitl ac nad oes unrhyw gyfeiriad post, darparwch gynllun yn dangos maint ac union leoliad yr eiddo.

Panel 4: y rhif teitl o dan yr hwn y cedwir y ddogfen hon oddi tano (os yw鈥檔 wahanol i鈥檙 rhif teitl ym mhanel 2)

Mae nodyn ar rai cofnodion yn y gofrestr yn dweud y ffeiliwyd y ddogfen o dan rif teitl neu gyfeirnod arall. Os ydych yn gwybod beth yw hwn, rhowch y cyfeirnod yma. Rydym hefyd yn dal rhai dogfennau sy鈥檔 effeithio ar sefydliadau a thrafodion masnachol mawr o dan gyfeirnodau ffeil ym Mhrif Swyddfa Cofrestrfa Tir EF 鈥� er enghraifft HO ref: 261/331/123. Os felly y mae, rhowch y cyfeirnod yma.

Panel 5: cais a ffi

Mae ffi yn daladwy o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol (gweler Cofrestrfa Tir EF: Ff茂oedd Gwasanaethau Cofrestru). Mae gwybodaeth am ff茂oedd i鈥檞 chael ar ein gwefan yn y cyfeiriad yn y panel. Cofiwch amg谩u鈥檙 ffi gyda鈥檆h cais a gwneud sieciau neu archebion post yn daladwy i 鈥楥ofrestrfa Tir EF鈥�.

Panel 6: y ceisydd

Rhowch fanylion yr unigolyn neu gwmni sy鈥檔 anfon y cais atom. Os ydych yn gwneud cais ar ran rhywun arall, rhowch yr enw a chyfeiriad perthnasol yma.

Panel 7: anfonir y cais hwn i Gofrestrfa Tir EF gan

Os oes gennym unrhyw gwestiynau am y cais, byddwn yn eu hanfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn. Os ydym yn derbyn cais am gopi o鈥檙 ddogfen gwybodaeth eithriedig a bod angen i ni roi rhybudd, byddwn yn ei anfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn.

Panel 8: cyfeiriad y ceisydd

Mae鈥檔 bwysig bod y cyfeiriad hwn yn gywir a diweddar. Os bydd y cyfeiriad yn newid, dylech chi neu鈥檙 sawl a enwir ym mhanel 7 ysgrifennu i swyddfa Cofrestrfa Tir EF lle鈥檙 anfonwyd y cais hwn yn hysbysu鈥檙 manylion newydd. Byddwn yn derbyn hyd at 3 chyfeiriad ar gyfer gohebu, gan gynnwys cyfeiriad ebost.

Panel 9: rhowch fanylion y ddogfen y mae鈥檙 ceisydd yn hawlio ei bod yn cynnwys gwybodaeth niweidiol

Rhowch fanylion y ddogfen yr ydych yn gwneud cais iddi gael ei dynodi鈥檔 ddogfen gwybodaeth eithriedig. Rhaid i chi anfon copi o鈥檙 ddogfen sy鈥檔 eithrio鈥檙 wybodaeth niweidiol (y ddogfen gwybodaeth olygedig) atom. Rhaid inni gael copi llawn o鈥檙 ddogfen gwybodaeth eithriedig hefyd. Mae鈥檔 bosibl y bydd gennym gopi o hon yn ein ffeiliau eisoes oni bai eich bod yn ei chyflwyno am y tro cyntaf gyda chais cysylltiedig.

Mae Panel 10 yn cynnwys geiriau鈥檙 cais a鈥檆h tystysgrif bod y copi golygedig yn gopi gwir o鈥檙 gwreiddiol (heblaw am y wybodaeth a hepgorwyd).

Panel 11: llofnod y ceisydd

Llofnodwch a dyddiwch y panel hwn.

2.8 Llenwi ffurflen EX1A

Paneli 1 a 2

Llenwch baneli 1 a 2 yn yr un modd 芒 phaneli 2 a 3 ar ffurflen EX1.

Paneli 3 a 4

Mae paneli 3 a 4 yn cynnwys gwybodaeth sydd eisoes wedi ei chynnwys ar ffurflen EX1, ond mae鈥檔 hanfodol rhag ofn i鈥檙 ffurflenni wahanu.

Panel 5: rhesymau am wneud cais

Yn y panel hwn rhowch y rhesymau pam y credwch fod y ddogfen yn cynnwys gwybodaeth niweidiol. Byddai鈥檔 ddefnyddiol pe byddech, pan fo鈥檔 bosibl, yn cyfeirio at dudalen, cymal, atodlen neu baragraff y weithred/dogfen sy鈥檔 cynnwys y wybodaeth eithriedig. Gan fod ffurflen EX1A wedi鈥檌 heithrio o鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002, rhaid ichi gynnwys manylion penodol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn atal neb rhag gwneud cais am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, pryd y gallai Cofrestrfa Tir EF orfod dadlennu鈥檙 wybodaeth, yn dibynnu ar ei natur, os yw dadlennu fwy er lles y cyhoedd na pheidio 芒 gwneud hynny. Sylwer nad yw鈥檔 dderbyniol datgan ym mhanel 5 bod y wybodaeth o dan sylw鈥檔 fasnachol sensitif neu y bydd yn peri gofid neu niwed diangen. Rhaid i banel 5 ddweud pam fo鈥檙 wybodaeth yn fasnachol sensitif neu pam y mae鈥檔 debygol o beri gofid neu niwed. Cofiwch os nad ydych yn rhoi tystiolaeth ddigonol i鈥檔 bodloni bod y wybodaeth yn niweidiol, mae鈥檔 bosibl y byddwn yn gofyn am ragor o dystiolaeth. Ni fydd unrhyw wybodaeth wedi ei heithrio o鈥檙 hawl gyffredinol i archwilio, felly mae鈥檔 bwysig bod rhesymau llawn yn cael eu nodi yn ffurflen EX1A.

Dylech osgoi ychwanegu gwybodaeth atodol ychwanegol mewn llythyr cysylltiedig oherwydd y bydd hwn yn agored i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Os nad oes digon o le ym mhanel 3 ffurflen EX1A, ewch ymlaen ar ffurflen CS a鈥檌 chlymu wrth ffurflen EX1A.

3. Rhagor o geisiadau i eithrio鈥檙 un ddogfen

Efallai y gwnaed cais eisoes i ddynodi dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig.

Lle bydd hyn yn digwydd, dylech anfon dogfen gwybodaeth olygedig atom gan adael allan dim ond y wybodaeth niweidiol na fynnwch ei chynnwys.

Dylech wneud hyn hyd yn oed os yw鈥檙 wybodaeth yr ydych am ei heithrio yn union yr un fath 芒鈥檙 hyn a adawyd allan o unrhyw ddogfen gwybodaeth olygedig bresennol. Y rheswm am hyn yw y gall yr ochr arall wneud cais i dynnu鈥檙 dynodiad yn 么l pan fyddwch yn parhau i fynnu bod y wybodaeth yn gyfyngedig.

Byddwn yn creu dogfen gwybodaeth olygedig ychwanegol gan eithrio鈥檙 wybodaeth o鈥檙 holl ddogfennau gwybodaeth olygedig a gyflwynwyd. Dyma鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig fydd wedyn ar gael yn gyffredinol. Byddwn yn cadw鈥檙 dogfennau gwybodaeth olygedig a gyflwynwyd gyda phob cais ar wah芒n ond ni fyddant yn agored i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Dengys y tabl gyferbyn enghreifftiau o鈥檙 hyn a gadwn ac a fydd mynediad yn agored neu鈥檔 gyfyngedig. Sylwch fod 鈥榓gored鈥� a 鈥榗hyfyngedig鈥� yn golygu amodol ar ac oddi allan i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

4. Trosglwyddo budd dogfen gwybodaeth eithriedig

Ni allwch drosglwyddo budd yr eithriad EX1 i rywun arall, er enghraifft os byddwch yn gwerthu鈥檙 tir neu鈥檙 arwystl. Bydd yr eithriad yn parhau nes caiff ei dynnu鈥檔 么l (oni bai bod y cofrestrydd yn ei ddileu o dan reol 137(5) o Reolau Cofrestru Tir 2003 鈥� gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig). Fodd bynnag, dim ond y sawl a wnaeth y cais am yr eithriad all wneud cais i ddileu鈥檙 dynodiad. Felly, yn y rhan fwyaf o achosion, bydd yn ddoeth dileu鈥檙 dynodiad gwreiddiol a chyflwyno cais am EX1 newydd.

5. Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig

Os byddwch yn gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig gan ddefnyddio ffurflen OC2, byddwch yn derbyn copi o鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig. Dylai hyn fod yn ddigonol at y rhan fwyaf o ddibenion. Fodd bynnag, os nad yw鈥檔 addas ar gyfer eich anghenion, gallwch wneud cais am gopi swyddogol o gopi llawn y ddogfen gwybodaeth eithriedig. (Er gwybodaeth 鈥� mae鈥檙 ddogfen gwybodaeth eithriedig yn cynnwys yr holl wybodaeth niweidiol. Byddwn yn cyfeirio ati yn yr adran hon fel y 鈥榗opi llawn鈥� i鈥檞 gwneud yn haws gwahaniaethu rhyngddi 芒鈥檙 鈥榙dogfen gwybodaeth olygedig鈥�.)

I wneud cais am gopi llawn y ddogfen gwybodaeth eithriedig, gallwch ddefnyddio ffurflen EX2 neu wneud cais ysgrifenedig (trwy ebost os dymunwch) o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Mae鈥檙 ff茂oedd ar gyfer copi llawn o ddogfen gwybodaeth eithriedig ar yr un raddfa, os gwneir hyn ar ffurflen EX2 neu o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, fel ar gyfer cop茂au swyddogol eraill. Gweler y am fanylion.

Nid oes rhagor i鈥檞 dalu am gais o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 am wybodaeth benodol a eithriwyd o ddogfen (er enghraifft, y rhent mewn prydles) os yw鈥檙 ceisydd eisoes wedi gwneud cais a thalu am gopi swyddogol o ddogfen sy鈥檔 ddogfen gwybodaeth eithriedig, ac wedi derbyn copi o鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig.

Nid yw copi llawn yn cael ei roi ohono鈥檌 hun. Er nad oes unrhyw ofyniad o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 eich bod yn rhoi rhesymau, gall gynorthwyo eich cais am gopi llawn a byddwn yn ystyried hynny. O dan Reolau Cofrestru Tir 2003 mae 2 sail sy鈥檔 caniat谩u rhoi copi llawn.

• nid yw dim o鈥檙 wybodaeth a adawyd allan yn wybodaeth niweidiol
• er bod y wybodaeth yn wybodaeth niweidiol, bod caniat谩u copi llawn fwy er lles y cyhoedd na pheidio 芒 gwneud hynny

O dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, efallai y bydd angen i Gofrestrfa Tir EF benderfynu a yw鈥檙 wybodaeth a adawyd allan o鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig yn 鈥榙data personol鈥� o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, y byddai ei dadlennu鈥檔 torri unrhyw un o鈥檙 egwyddorion diogelu data yn y Ddeddf honno. Os yw, eithriwyd y wybodaeth o hawl mynediad cyffredinol o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Os nad yw, rhaid i Gofrestrfa Tir EF ddefnyddio鈥檙 un prawf lles y cyhoedd i bob diben 芒 than Reolau Cofrestru Tir 2003. Byddwn fel arfer yn rhoi rhybudd i unrhyw un arall all deimlo effaith y penderfyniad i ddadlennu gwybodaeth a bydd cyfle iddynt gyflwyno achos i oleuo proses benderfynu鈥檙 cofrestrydd.

Mae ffurflen EX2 ac unrhyw lythyrau yn ddarostyngedig i鈥檙 hawl gyffredinol i archwilio o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Rhaid ichi felly ofalu nad oes unrhyw beth a ysgrifennir gennych yn cynnwys gwybodaeth na fyddech am iddi gael ei chyhoeddi. Yn yr un modd, mae unrhyw rybudd a anfonir gennym ac unrhyw ohebiaeth mewn ymateb iddo hefyd yn ddarostyngedig i鈥檙 hawl gyffredinol i archwilio o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002, oni bai y daw gyda chais EX1 newydd.

Yn dilyn cais ar ffurflen EX2, os penderfynwn y byddwn yn rhoi copi llawn ar y sail nad yw鈥檙 wybodaeth a adawyd allan yn wybodaeth niweidiol, rhaid i ni dynnu鈥檙 dynodiad a bydd y ddogfen yn dod yn agored i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. (Rheol 137(5) Lle bo鈥檙 cofrestrydd wedi penderfynu cais [ar ffurflen EX2 am gopi llawn o鈥檙 ddogfen gwybodaeth eithriedig] ar y sail nad yw dim o鈥檙 wybodaeth yn wybodaeth niweidiol, rhaid iddo dynnu dynodiad y ddogfen fel dogfen gwybodaeth eithriedig ac unrhyw gofnod a wnaed o ran y ddogfen o dan reol 136(5)).

Os penderfynwn beidio 芒 rhoi copi llawn, cewch glywed a chael y rhesymau dros y penderfyniad.

5.1 Llenwi ffurflen EX2

Panel 1: yr awdurdod lleol sy鈥檔 gwasanaethu鈥檙 eiddo

Caiff hwn ei ddatgan yn y gofrestr. Fel rheol, hwn yw鈥檙 cyngor dosbarth lle byddwch yn talu eich treth gyngor a threthi busnes.

Panel 2: rhif(au) teitl yr ystadau cofrestredig y mae鈥檙 ddogfen yn berthnasol iddi

Rhowch y rhif neu rifau teitl yn erbyn yr hwn y mae鈥檙 cais i鈥檙 cofrestrydd mewn perthynas 芒鈥檙 ddogfen honno鈥檔 ymwneud. Efallai ichi ddyfynnu鈥檙 rhif teitl hwn os gwnaed cais gennych am gopi o鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig ar ffurflen OC2.

Panel 3: eiddo

Rhowch gyfeiriad post llawn yr eiddo a gofrestrwyd o dan y rhif teitl a welir ym mhanel 2. Os nad oes unrhyw gyfeiriad post, rhowch ddisgrifiad llawn o鈥檙 tir.

Os nad ydych wedi dyfynnu rhif y teitl ac nad oes unrhyw gyfeiriad post, darparwch gynllun yn dangos maint ac union leoliad yr eiddo.

Panel 4: y rhif teitl o dan yr hwn y delir y ddogfen hon

Mae nodyn ar rai cofnodion yn y gofrestr yn dweud y ffeiliwyd y ddogfen o dan rif teitl neu gyfeirnod arall. Os ydych yn gwybod beth yw hwn, rhowch y cyfeirnod yma. Rydym hefyd yn dal rhai dogfennau sy鈥檔 effeithio ar sefydliadau a thrafodion masnachol mawr o dan gyfeirnodau ffeil ym Mhrif Swyddfa Cofrestrfa Tir EF 鈥� er enghraifft HO ref: 261/331/123. Os felly y mae, rhowch y cyfeirnod yma.

Panel 5: cais a ffi

Gweler y am fanylion y ffi sy鈥檔 daladwy. Rhowch y swm yn y panel hwn. Os ydych yn talu gyda siec, archeb bost neu arian parod, llenwch y blwch uchaf a鈥檙 datganiad. Os ydych yn talu trwy gyfrif debyd uniongyrchol newidiol, llenwch y blwch isaf. Peidiwch 芒 llenwi鈥檙 ddau flwch. Amgaewch y ffi gyda鈥檆h cais a gwnewch eich sieciau neu archebion post yn daladwy i 鈥楥ofrestrfa Tir EF鈥�.

Panel 6: y ceisydd

Rhowch fanylion yr unigolyn neu gwmni sy鈥檔 anfon y cais atom.

Panel 7: anfonir y cais i Gofrestrfa Tir EF gan

Os oes gennym unrhyw gwestiynau am y cais, byddwn yn eu hanfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn.

Panel 8: cais

Rhowch fanylion y ddogfen gwybodaeth eithriedig yr ydych yn gwneud cais am gopi ohoni.

Panel 9: rhesymau pam nad yw fersiwn olygedig yn ddigonol

Rhowch resymau pam nad yw鈥檙 ddogfen gwybodaeth olygedig yn ddigonol at eich dibenion.

Ni eithriwyd ffurflen EX2 rhag yr hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Felly, rhaid i chi ofalu nad yw unrhyw beth a ysgrifennwch yn y panel hwn a phanel 10 yn cynnwys unrhyw wybodaeth na fyddech am iddi fod yn gyhoeddus.

Panel 10: rhesymau pam y credwch nad yw gwybodaeth a hepgorwyd yn niweidiol neu na fyddai cyhoeddi hyn o fudd i鈥檙 cyhoedd

Cofiwch gwblhau un o鈥檙 gwahanol ddewisiadau yn y panel hwn neu鈥檙 ddau ohonynt.

Os byddwn yn rhoi rhybudd i unrhyw un a allai gael ei effeithio gan benderfyniad i ddadlennu鈥檙 wybodaeth, byddwn hefyd yn ystyried unrhyw sylwadau a gawn oddi wrthynt. Fodd bynnag, byddwn bob amser yn ystyried ein rhwymedigaeth i roi gwybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 o fewn 20 diwrnod gwaith (lle nad eithriwyd y wybodaeth rhag hawl mynediad cyffredinol o dan y Ddeddf honno). Os yw鈥檔 edrych yn debygol na allwn gyflawni hyn, byddwn yn eich hysbysu ymlaen llaw ac yn rhoi amcangyfrif o鈥檙 amser tebygol i ddelio 芒鈥檆h cais.

Panel 11: llofnod

Llofnodwch a dyddiwch y panel hwn.

6. Tynnu鈥檙 statws eithriedig yn 么l

Pan nad yw鈥檙 wybodaeth yn cael ei hystyried yn wybodaeth niweidiol mwyach, gall pwy bynnag wnaeth y cais gwreiddiol am yr eithriad wneud cais i dynnu statws eithriedig y ddogfen yn 么l gan ddefnyddio ffurflen EX3. Dim ond y ceisydd gwreiddiol all wneud cais i dynnu鈥檙 statws yn 么l. Nid oes raid talu am y cais hwn.

Lle bo rhywun arall hefyd wedi gwneud cais am statws eithriedig ond nad yw eto wedi cyflwyno EX3, byddwn yn creu dogfen gwybodaeth olygedig ychwanegol. Bydd hon dim ond yn gadael allan y wybodaeth honno sydd wedi鈥檌 gadael allan o unrhyw ddogfennau gwybodaeth olygedig na thynnwyd yn 么l eto. Lle bu dim ond un cais am ddynodiad fel dogfen gwybodaeth eithriedig, byddwn yn tynnu鈥檙 dynodiad.

O dan rai amgylchiadau, rhaid i鈥檙 cofrestrydd hefyd ddileu鈥檙 statws eithriedig yn dilyn cais am gopi swyddogol (gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig).

6.1 Llenwi ffurflen EX3

Panel 1: yr awdurdod lleol sy鈥檔 gwasanaethu鈥檙 eiddo

Caiff hwn ei ddatgan yn y gofrestr, ac fel rheol, hwn yw鈥檙 awdurdod lleol lle byddwch yn talu eich treth gyngor a threthi busnes.

Panel 2: rhif(au) teitl yr ystadau cofrestredig y mae鈥檙 ddogfen yn berthnasol iddi

Rhowch rif y teitl neu rifau鈥檙 gofrestr neu gofrestri lle mae cyfeiriad at y ddogfen. Os na wyddoch rif y teitl, yna gadewch hwn yn wag.

Panel 3: eiddo

Rhowch y cyfeiriad post llawn. Os nad oes unrhyw gyfeiriad post, rhowch ddisgrifiad llawn o鈥檙 tir. Os nad ydych wedi dyfynnu rhif y teitl ac nad oes unrhyw gyfeiriad post, yna darparwch gynllun yn dangos maint ac union leoliad yr eiddo.

Panel 4: y rhif teitl o dan yr hwn y delir y ddogfen hon

Mae nodyn ar rai cofnodion yn y gofrestr yn dweud y ffeiliwyd y ddogfen o dan rif teitl neu gyfeirnod arall. Os ydych yn gwybod beth yw hwn, rhowch y cyfeirnod yma. Rydym hefyd yn dal rhai dogfennau sy鈥檔 effeithio ar sefydliadau a thrafodion masnachol mawr o dan gyfeirnodau ffeil ym Mhrif Swyddfa Cofrestrfa Tir EF 鈥� er enghraifft HO ref: 261/331/123. Os felly y mae, rhowch y cyfeirnod yma.

Panel 5: cais a ffi

Gweler y am fanylion y ffi sy鈥檔 daladwy. Rhowch y swm yn y panel hwn. Os ydych yn talu gyda siec, archeb bost neu arian parod, llenwch y blwch uchaf a鈥檙 datganiad. Os ydych yn talu trwy gyfrif debyd uniongyrchol newidiol, llenwch y blwch isaf. Peidiwch 芒 llenwi鈥檙 ddau flwch. Amgaewch y ffi gyda鈥檆h cais a gwnewch eich sieciau neu archebion post yn daladwy i 鈥楥ofrestrfa Tir EF鈥�.

Panel 6: y ceisydd

Nodwch enw鈥檙 ceisydd. Enw鈥檙 unigolyn sydd am dynnu鈥檙 dynodiad ymaith yw hwn, nid ei drawsgludwr.

Panel 7: anfonir y cais hwn i Gofrestrfa Tir EF gan

Rhowch fanylion yr unigolyn neu gwmni sy鈥檔 anfon y cais atom. Os oes gennym unrhyw gwestiynau am y cais, byddwn yn eu hanfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn.

Panel 8: manylion am y ddogfen

Rhowch fanylion y ddogfen gwybodaeth eithriedig.

Panel 9: cais

Rhowch ddyddiad y cais EX1 gwreiddiol lle nodir hynny.

Panel 10: llofnod

Llofnodwch a dyddiwch y panel hwn.

7. Pethau i鈥檞 cofio

Ar gyfer cais EX1, rhaid ichi:

• llenwi ffurflenni EX1 ac EX1A (gweler Gwneud cais i wneud dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig)
• amg谩u copi o鈥檙 ddogfen gan hepgor y wybodaeth rydych yn hawlio ei bod yn eithriedig
  • cofiwch 鈥榙roi鈥檔 wyn鈥� y rhannau o鈥檙 ddogfen sy鈥檔 cynnwys gwybodaeth niweidiol
• sicrhau bod gan Gofrestrfa Tir EF gopi llawn o鈥檙 ddogfen naill ai oherwydd
  • ei bod gennym eisoes
  • ei bod wedi ei chyflwyno fel rhan o鈥檙 cais
• amg谩u鈥檙 ffi gywir (dylai unrhyw siec neu archeb bost fod yn daladwy i 鈥楥ofrestrfa Tir EF鈥�)

Sylwch fod ffurflen EX1 ac unrhyw lythyrau a ysgrifennwch yn agored i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Ar gyfer cais EX2, rhaid ichi:

• llenwi ffurflen EX2 (gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig)
• cwblhau paneli 9 a 10
• amg谩u鈥檙 ffi gywir

Sylwer bod ffurflen EX2 ac unrhyw lythyrau a ysgrifennwch yn agored i鈥檙 hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Gyda chais EX3, os chi yw鈥檙 unigolyn a gyflwynodd y cais i eithrio鈥檙 ddogfen, rhaid ichi:

• llenwi ffurflen EX3 (gweler Tynnu鈥檙 statws eithriedig yn 么l)

Nid oes ffi i鈥檞 thalu.